Wie können doppelte Kundendatensätze zusammengeführt werden?
Doppelte Kundendatensätze können direkt im Kundenprofil zusammengeführt werden. Dabei legen Sie fest, welcher Kunde bestehen bleibt und welche Stammdaten aus dem doppelten Datensatz übernommen werden sollen. Zugehörige Vorgänge werden auf dem verbleibenden Kunden zusammengeführt.
1. Berechtigung zum Zusammenführen von Kunden aktivieren
Damit ein Benutzer Kundendatensätze zusammenführen kann, muss zunächst die entsprechende Berechtigung aktiviert werden.
Öffnen Sie:
Einstellungen → Benutzer → Berechtigungen
Aktivieren Sie im Bereich Kunden die Berechtigung:
Kunden zusammenführen
Ohne diese Berechtigung steht die Funktion im Kundenprofil nicht zur Verfügung.
2. Kundenprofil öffnen
Öffnen Sie den Kundendatensatz, der mit einem anderen Kundendatensatz zusammengeführt werden soll.
Klicken Sie oben rechts im Kundenprofil auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie:
Zusammenführen
3. Doppelten Kundendatensatz auswählen
Es öffnet sich die Auswahl des zweiten Kundendatensatzes.
Suchen Sie nach dem Kunden über:
- Name
- Firma
- E-Mail-Adresse
- Kundennummer
Für die Suche müssen mindestens zwei Zeichen eingegeben werden.
Wählen Sie anschließend den passenden doppelten Kundendatensatz aus.
4. Hauptkunde festlegen
Im nächsten Schritt werden beide Kundendatensätze gegenübergestellt.
Der Hauptkunde ist der Kundendatensatz, der nach der Zusammenführung bestehen bleibt. Der andere Datensatz wird als Duplikat behandelt.
Über „Hauptkunde wechseln“ können Sie bei Bedarf festlegen, welcher der beiden Kunden bestehen bleiben soll.
5. Stammdaten auswählen
Die Stammdaten beider Kunden werden miteinander verglichen.
Für jedes Feld können Sie auswählen, welcher Wert in das zusammengeführte Kundenprofil übernommen werden soll, beispielsweise:
- Kundennummer
- Anrede / Titel
- Firma
- Vorname
- Nachname
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Anschrift
Die Vorschau des zusammengeführten Kundenprofils wird entsprechend Ihrer Auswahl aktualisiert.
Über die Option „Nur Unterschiede“ können Sie sich gezielt die Felder anzeigen lassen, bei denen sich die beiden Kundendatensätze unterscheiden.
6. Vorgänge und Verknüpfungen übernehmen
Die mit dem Duplikat verbundenen Vorgänge werden beim Zusammenführen dem Hauptkunden zugeordnet.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Vermietungen
- Fahrzeugverkäufe und Fahrzeugankäufe
- Werkstattaufträge
- Freitextrechnungen
- Kommentare und Historieneinträge
In der Vorschau sehen Sie, welche Vorgänge und Verknüpfungen übernommen werden.
7. Kunden zusammenführen
Prüfen Sie abschließend die ausgewählten Stammdaten und die Vorschau des Kundenprofils.
Klicken Sie anschließend auf:
Kunden zusammenführen
Der Hauptkunde bleibt bestehen und erhält die ausgewählten Daten sowie die zugehörigen Vorgänge des Duplikats.
Der doppelte Kundendatensatz wird anschließend aus der Kundenliste entfernt.
Kann eine Zusammenführung rückgängig gemacht werden?
Nein. Die Zusammenführung wird in der Historie protokolliert und kann anschließend nicht rückgängig gemacht werden.
Prüfen Sie deshalb vor dem Zusammenführen insbesondere, welcher Datensatz als Hauptkunde bestehen bleiben soll und welche Stammdaten übernommen werden.